Sua empresa costuma ter problemas com retrabalho? Ou com falhas recorrentes em determinados setores ou por parte de alguns colaboradores? Já teve críticas por baixa qualidade de produtos ou serviços?
Todos esses problemas são sintomas da falta de padronização de processos operacionais.
Definimos processos operacionais um conjunto de atividades e rotinas interligadas realizadas pelas pessoas da empresa com o objetivo de transformar as entradas (conhecimentos, informações, insumos, equipamentos, etc.) em saídas (produtos, oferta de serviços, vendas concretas, etc.).
Ou, podemos dizer que processos são as sequências de ações para um fim especificado anteriormente, por isso possuem “entrada”, “etapas de transformação” e “saída”.
Logo, relacionam-se com a agregação de valor durante as etapas de evolução, gerando assim rendimento e lucro. Mas se os processos não estiverem alinhados com a estratégia organizacional ou nas etapas internas, ele não cumprirá seu papel com eficiência.
Por isso, hoje se fala tanto em melhorias dos processos operacionais. Vejamos então 5 maneiras de pôr essas melhorias em prática na sua empresa:
1. Padronizando os processos operacionais
Padronizar os processos diz respeito a criar um padrão, ou seja, um modelo ou método de alcance de objetivos. Trata-se de organizar, estruturar e formalizar as atividades dentro do processo operacional, por exemplo, incluindo quais os materiais necessários, o fluxo de ações, com seus responsáveis e os prazos de execução.
A função da padronização é deixar claro o que deve ser feito, quem fará oque, o impacto de cada ação e o resultado esperado, sendo um guia para os colaboradores envolvidos.
Alguns prejuízos da falta de padronização do processos operacionais são:
- retrabalho excessivo;
- confusão sobre responsabilidades dos envolvidos;
- dificuldade de identificar tarefas ou etapas necessárias
- dificuldade de controle e melhorias sobre os fluxos de trabalho;
- dificuldade para transmitir o conhecimento no treinamento de novos colaboradores;
- perda de prazos;
- baixa qualidade de atendimento, serviços e produtos;
- aumento de gastos, em termos de tempo e de dinheiro.
Portanto é extremamente importante padronizar cada processo.
2.Alinhando sua equipe com a padronização dos processos operacionais
Mas criar a padronização só não é suficiente por si só.
Contudo a padronização de processos em uma empresa possibilita a clareza sobre quais atividades devem ser executadas, quando, por quem e com qual prazo. Inclusive ajudando os colaboradores a tirarem dúvidas e treinar novas pessoas.
Sendo assim, sua equipe ou as várias equipes envolvidas, precisam ser incluídas na padronização. Manter-se em comunicação é fundamental. Os encontros de elaboração, planejamento, monitoramento e finalização de etapas são essenciais.
O objetivo dos encontros e da comunicação, além de acompanhar o andamento e direcionar as tarefas, precisa também ser de motivar, unir, acompanhar e delegar as atividades da melhor forma para tornar a equipe o mais produtiva possível.
Lidar com pessoas é auxiliá-las em seus desafios e ajudá-las a buscar seu melhor rendimento sem se esquecer que cada momento tem sua especificidade.
Logo, quanto mais padronizado, mais eficiente se torna o processo ao serem eliminados desencontros, falhas e retrabalhos. Mas são as equipes alinhadas que vão fazer a diferença para cumprir as atividades sob padrão. Assim obtém-se a mesma qualidade independentemente de quem executa a função.
3.Entendendo melhor os processos operacionais da sua empresa
Agora, falando especificamente sobre os Processos Operacionais, primeiro é necessário que você saiba quais são eles. Para melhorar processos, é necessário saber de quais processos estamos falando.
Seguem abaixo os principais:
- compra e aquisições de materiais/equipamentos;
- armazenagem, almoxarifado e estoque;
- compartilhamento de informações;
- marketing, vendas e relacionamento com clientes;
- expedição e entrega de produtos/ execução de serviços;
- faturamento, recuperação e confirmação de pagamentos;
- pós-venda;
- manutenção de operações.
Qual o caminho operacional da sua empresa? Você conhece as etapas e os fluxos de trabalho para cada um desses processos? Há processos específicos na sua área que podem otimizar seu trabalho?
São perguntas pertinentes e que é necessário saber responder para melhorar os processos operacionais na sua empresa, seja ela de qualquer área ou porte.
4.Nomeando um Gestor Operacional para barrar falhas recorrentes
Geralmente as empresas têm um Gestor Operacional, é quem comanda a execução dos processos operacionais com objetivo de verificar as atividades.
Imagine o potencial agregado na sua empresa quando há uma pessoa concentrada em tempo integral e totalmente focada em planejar os processos, minimizar falhas recorrentes, esquecimentos, desvios, perdas ou variações nas práticas da empresa.
Além de gerir pessoas, hoje em dia as empresas usam muitas tecnologias relacionadas com a gestão de processos operacionais (que veremos isso mais a frente). É eficiente e inteligente ter uma pessoa em contato com essas tecnologias e avaliando sempre quais estão sendo efetivas e quais nem tanto.
Cabe ao Gestor Operacional:
- elaborar e implementar o plano de ação;
- garantir o cumprimento do prazo para as entregas de cada etapa;
- fazer o controle de qualidade;
- identificar gargalos;
- acompanhar equipes;
- distribuir os recursos da melhor maneira possível.
Essas práticas de gestão nos processos operacionais tem como principal intuito garantir que todas as etapas ocorram conforme o planejado, com nenhuma ou um mínimo de obstáculos.
Ter um setor de gestão operacional, aplicando administração de forma eficaz, habilita a empresa a gerar o mais alto nível de eficiência dentro dos seus processos. Geralmente, os objetivos principais desta gestão estão sempre voltados para otimização de tempo e maximização dos lucros.
5.Atendendo os 3 pilares fundamentais dos Processos Operacionais
Quando aliados a 3 pilares fundamentais – estratégia, pessoas e tecnologia – os resultados dos processos operacionais tendem a alavancar exponencialmente a qualidade, o crescimento e a competitividade da empresa.
No contexto do novo mercado, as organizações estão sendo forçadas a enfrentar uma série de desafios muito complexos.
A Synapsystem é uma empresa paulistana que atende organizações de diversas áreas no Brasil inteiro e pode fornecer, um sistema inovador em inteligência para a gestão de processos operacionais, com o nosso Assurance Insight.
Algumas vantagens de atrelar sua gestão de indicadores e processos operacionais à tecnologia, são:
Desenvolvimento da qualidade das operações – Inovar os processos operacionais por meio de tecnologias não quer dizer que os papéis desempenhados pelas pessoas não são mais necessários.
Pelo contrário, significa gerenciar melhor o trabalho dos colaboradores, para que eles facilitem suas tarefas, produzam ainda mais e melhor.
Assim se desenvolve a qualidade nos resultados dos processos operacionais.
Maior alinhamento entre estratégias e operações – Por meio da mesma inteligência tecnológica, podemos identificar rapidamente situações de não conformidade em processos operacionais, mas também verificar o alinhamento entre estratégia e operação.
Com o Assurance Insight você faz isso de forma automática, sem alterar processos operacionais existentes. Trata-se de uma plataforma que traz uma visão 360° dos processos 7 dias na semana.
Maior agilidade e facilidade no controle e monitoramento – A tecnologia do Assurance Insight que gostamos de apresentar como uma solução de gestão de indicadores e processos para empresas, facilita o controle e monitoramento em tempo real, colaborando imensamente para prevenção de falhas e perdas de todos os tipos. E o melhor, muito mais ágil.
Identificação necessidade de inovação ou novos investimentos – Ao passar pelo mapeamento dos sistemas, torna-se possível identificar rapidamente pontos com necessidade de inovação ou novos investimentos.
Além disso, gerenciar todos os processos da empresa por meio de plataformas tecnológicas de mapeamento fornece uma visão mais ampla e integrada da organização.
No caso da tecnologia desenvolvida pela Synapsystem, os sistemas da sua empresa (todos eles, sem alterar processos operacionais existentes) podem ser integrados ao mesmo tempo em nosso sistema Assurance Insight.
Redução de custos – Gestores de processos que utilizam ferramentas como ERP para operacionalizar seus processos, porém não têm visibilidade do que está realmente acontecendo em seus processos do ponto de vista de potenciais perdas financeiras.
Ao potencializar a identificação de perdas financeiras podemos gerar muito mais redução de custos.
Elimina retrabalhos e tarefas desnecessárias – Ao captar falhas durante o mapeamento, por meio das tecnologias, o gestor poderá sugerir novos fluxos de trabalho, ajustar tarefas, alinhar etapas do processo, verificar eficiência e alterar causas de retrabalho.
Otimização da estrutura e traz melhorias no atendimento – Ao impulsionar a inovação, a tendência é ir otimizando sua estrutura de funcionamento, buscando melhores ajustes tanto para clientes, quanto para colaboradores.
Com mais conhecimento dos processos e inovação constante os funcionários podem tomar decisões mais inteligentes e com mais rapidez. Tudo isso com operações inteligentes ágeis, resilientes e responsivas para mudar com velocidade.
Ganho de qualidade em serviços, produtos e atendimento – Quando uma empresa está alinhada às novas tecnologias, sempre tem a melhor qualidade para oferecer ao seus clientes e parceiros.
As tecnologias mais avançadas agregam muito valor à sua organização, inclusive melhorando sua reputação no mercado Por que são capazes de agilizar e facilitar seus processos operacionais, reduzindo falhas e melhorando o atendimento.
Conclusão
Essas são as 5 maneiras de melhorar seus processos operacionais. Assim você pode eliminar a maior parte dos problemas que possam ser uma pedra no caminho do seu crescimento, como retrabalho, falhas operacionais, críticas por baixa qualidade de produtos ou serviços.
A partir de inovação, a Synapsystem desenvolve sistemas tecnológicos para colaborar com as suas tecnologias e com seus processos. Sempre alinhadas com seu plano de negócios, buscamos facilitar a gestão do negócio como um todo. Esse é o resultado que queremos para sua empresa.
Além das telecomunicações, atendemos organizações diversas nas áreas da saúde, indústria, finanças, serviços e varejo… e outros segmentos em todo o Brasil.
Nossa plataforma, a Assurance Insight, cobre processos de Order to Cash, Procure to Pay, Issue to Complete, Hire to Retire, Sustain and Retain, Record to Report, em tempo real, analisados por meio de soluções tecnológicas no-code/low-code.
“E o maior diferencial é que ela se adapta ao seu processo, não é seu processo que se adapta à plataforma.”
Renato Dezidério, CEO
A por fim, a Synapsystem pode colaborar, e muito, para melhorias no seu Processo Operacional porque nossos valores são R.E.S.P.E.I.T.O (Responsabilidade, Empatia, Seriedade, Pró-atividade, Ética, Integridade, Transparência, Objetividade). Um conceito que engloba um conjunto de valores que torna a Synapsystem a parceira ideal que sua organização precisa. Saiba mais sobre nossa filosofia de trabalho.
Venha melhorar seu processo operacional conosco e obter resultados positivos surpreendentes. Teremos prazer em auxiliar sua empresa.
