Prevenção de perdas, seja na indústria, saúde, bancos ou varejo, é uma necessidade real e cada vez mais presente.
Vamos então conhecer e ver 5 fatos sobre a prevenção de perdas.
O que veremos sobre
Todo gestor e administrador está familiarizado com os termos “controle de perdas” ou “prevenção de perdas”. Estes conceitos envolvem estratégias fundamentais para todos os tipos de empresas, nos mais diferentes setores, para prevenir, combater e eliminar potenciais perdas.
E o fato que os gestores já sabem é que quanto mais tempo demorar pra você identificar as causas das perdas na sua empresa, maior será o seu prejuízo. Portanto vale a pena conhecer as melhorias para aperfeiçoar o desempenho do seu negócio.
Além disso, para o sucesso da prevenção de perdas há necessidade de se criar a “cultura de prevenção de perdas” onde é necessário o envolvimento e colaboração de todas as lideranças. A cultura organizacional envolverá desde o gestor até os funcionários mais externos. Porém todos precisam estar a par e cumprir as práticas estabelecidas.
A prevenção de perdas faz aumentar as garantias, a partir de alguns processos que vamos mostrar, para a proteção do patrimônio da organização, evitando ou minimizando drasticamente furtos, extravios, desperdícios, avarias, roubos, expiração de prazos e fraudes que ocorrem nas organizações.
Porque se preocupar com o controle e a prevenção de perdas?
Primeiramente, veremos a importância do controle e prevenção de perdas aí, na sua organização, já que com o conhecimento sobre controle e prevenção de perdas, você poderá mudar de foco para agir diretamente na causa do problema e não ficar “enxugando gelo”, ou seja resolvendo as consequências diárias.
Podemos citar o exemplo dos bancos onde, mais uma vez, vemos que perdas transformam em custo operacional aquilo que deveria ser lucro.
O risco operacional está presente em todos os processos internos de todas as instituições e pode ser decorrente de falhas operacionais em qualquer etapa dos seus processos. Sejam estas de caráter humano, tecnológico ou de modelagem.
Por isso a importância de uma plataforma que possa monitorar bancos, e outras organizações, nestas 3 esferas com máxima eficiência e interligando dados.
Sabemos que o adequado gerenciamento do risco operacional dos bancos está diretamente relacionado ao conhecimento dos processos internos utilizados. Então, para prevenção de perdas se faz necessário a permanente atualização tecnológica e humana, além da constante identificação, avaliação, monitoramento e controle dos riscos operacionais.
Risco operacional é um assunto que desperta bastante atenção dos bancos, tanto no Brasil quanto no resto do mundo, considerando as grandes perdas resultantes de falha ou de um inadequado processo interno de controle.
Mesmo com o fato de cada banco possuir um tamanho e complexidade diferentes, há 2 principais origens de perdas por falhas operacionais. Elas estão relacionadas com o uso indevido do conhecimento e com a falta de proteção eficiente.
Ao uso indevido do conhecimento associam-se algumas características do comportamento humano que são declaradas nas cartilhas, resoluções e instruções normativas como insuficiência de conhecimento/capacidade, descuido ou falta de idoneidade e, por fim, as fraudes causadas por má fé.
Numa breve análise, realizada por 3 economistas da UFF (Universidade Federal Fluminens), sobre o risco operacional baseado em 4 instituições brasileiras e no Novo Acordo de Basiléia, indica as causas de perdas em bancos.
Entre eles estão destacados o roubo e fraude, problemas nas relações de emprego, inadequação a práticas de mercado, falhas de sistemas com interrupção de negócios, cada um levando milhões de reais para o ralo das perdas.
Segundo a Febraban (Federação Brasileira de Bancos) os riscos em bancos incluem:
- fatores tecnológicos (falhas, invasões, indisponibilidades de sistema, etc):
- eventos externos ou naturais (falta de energia, queda nas telecomunicações: desastres da natureza, etc);
- pessoas (vandalismo, fraude, incompetência, etc);
- processos de negócios (procedimentos inadequados, acesso não autorizado, monitoração e gestão ineficiente, etc).
Essas causas de perdas podem acarretar aos bancos, além dos imensos prejuízos financeiros:
- alto “turnover” de equipes,
- atrasos de infraestrutura,
- perda de reputação,
- multas,
- ações judiciais cíveis ou trabalhistas,
- perdas de clientes,
- perda de investimento ou outros problemas.
E problemas semelhantes são observáveis em organizações de todos os tipos, além dos bancos. As causas de perdas e dos riscos operacionais são bastante semelhantes nas áreas da saúde, varejo e indústria, por exemplo.
Porém a conduta de foco na causa permite aos gestores de todas as áreas combater esses males.
É necessário providenciar uma visão 360° do negócio e ser ágil na prevenção e no controle de perdas, evitando consequências diárias que tomam tempo e levam boa parte dos lucros embora. Essa é uma forma eficiente de aumentar a produtividade, os rendimentos e a eficiência da empresa.
Se os gestores combatem as falhas que ocasionam as perdas, obviamente este controle atua diretamente sobre problemas como desperdício, fraude ou danos, reduzindo gastos e assim refletindo nos rendimentos e lucros.
Com essas informações importantes em mente, vejamos agora alguns modos de detectar rapidamente, monitorar e prevenir perdas, mantendo o controle em suas mãos, melhorando a saúde financeira do seu negócio.
Onde devemos prevenir perdas?
De acordo com a ABRAPPE, segundo Estudo de Perdas no Varejo Brasileiro realizado em 2019, as perdas estão distribuídas conforme os dados abaixo:
Quebra operacional (32,8%)
Furto externo (19,5%)
Furto interno (15%)
Erros administrativos (14,1%)
Fornecedores (9,5%)
Outros fatores (9,1%)
Embora esses números sejam relativos ao varejo, há uma realidade muito semelhante em outros setores empresariais.
Com as medidas certas de controle e prevenção de perdas você poderá reduzir os impactos negativos das perdas da empresa, indo diretamente a redução de causas.
Comece pela gestão, lideranças e colaboradores. A má gestão pode causar cerca de 14% dos problemas com perdas. Os impactos negativos da má liderança, geralmente ocorrem por:
- Erros ao definir fluxos nos processos operacionais;
- Indicadores mal estabelecidos, por falta de informação dos sistemas e tarefas em determinados setores da empresa.
Além de erros na prática do controle ou na definição das tarefas produtivas, algumas vezes podem ocorrer erros por simples falta de conhecimento na gestão de indicadores e processos para empresas.
Sinais de que está na hora de implantar um sistema mais eficaz de controle e prevenção de perdas.
Segundo Cartilha desenvolvida pelo IESS (Instituto de Estudos na Saúde Suplementar), somente no contexto da saúde suplementar, as perdas causam, de um lado, danos à saúde dos pacientes, e de outro, imenso prejuízo gerado aos sistemas e os agentes do setor, seja o Estado, fornecedores, prestadores de serviços e operadoras de planos de saúde.
Um verdadeiro desafio. Do ponto de vista econômico, o prejuízo alcançou quase R$28 bilhões de reais para cobrir custos de procedimentos médicos desnecessários e fraudes em contas hospitalares (em 2017), de acordo com dados levantados pelo IESS, representando 19,1% do faturamento anual.
O principal motivo desses altos números em perdas, a maior parte fraudes, é a ausência de mecanismos efetivos de controle, transparência e prevenção de perdas. Como consequência, os custos dos procedimentos médicos acabaram gerando gastos cerca de um terço maior do que deveriam, impactando nos custos finais de serviços, qualidade dos serviços, saúde de pacientes e na inflação médica.
Pegando esses casos como exemplo, voltamos a insistir que é uma real necessidade melhorar o controle e prevenção de perdas na sua empresa.
Temos indícios claros dessa necessidade quando há recorrência de:
- Muitos colaboradores num determinado setor, mas há poucos resultados;
- Falhas em aparelhos ou equipamentos;
- Acidentes de trabalho ou afastamento de colaboradores por questões de saúde;
- Causas trabalhistas na justiça;
- Erros nas tarefas de conferência, faturamento e entrega de produtos ou execução de serviços;
- Falta de ordem lógica para as tarefas, ou falta de orientações formais de como devem ser realizadas;
- Pedidos são realizados, faturados e liberados para clientes inadimplentes;
- Atividades operacionais e gerenciais são executadas pela metade;
- Furtos de mercadorias ou cargas em transporte;
- Extravio de informações sobre prestação de serviços, vendas ou entregas;
- Problemas econômicos não identificados.
Benefícios do controle e prevenção de perdas
Com um bom sistema de mapeamento, que na Synapsystem chamamos de Solução de Gestão de Indicadores e Processos, você terá uma visão clara de onde estão os maiores focos de perdas que prejudicam o faturamento do seu negócio.
A partir disso, a sua liderança possibilita o planejamento eficiente de controle e prevenção de perdas. Isso trará diversas vantagens, além de diminuir drasticamente ou até acabar com determinados desperdícios, extravios, fraudes, avarias, roubos, furtos, incapacidades humanas, expiração de prazos, etc…
Confira alguns desses benefícios extra:
- criação, ou maior clareza, dos indicadores importantes para o acompanhamento de tarefas, atendimento, faturamento, vendas, serviços e compras;
- aumento da produtividade da equipe devido a treinamentos e padronização das tarefas e fluxos de trabalho;
- melhorias no atendimento aos consumidores;
- com o aumentando a lucratividade é possível resgatar investimentos.
Boa práticas para colaboradores
Em grande parte, controlar e prevenir perdas depende do comportamento de seus colaboradores. Por isso, por meio da cultura de prevenção de perdas, a má conduta deve ser bem definida e as boas práticas conhecidas de todos.
Para tanto é necessário primeiramente conhecer bem seus sistemas e fluxos de trabalho. Depois deve haver um modo eficiente de monitoração e, por fim, seria indicado que a política de RH (sempre baseada em dados seguros e personalizados para a empresa) informe aos colaboradores que a organização:
- espera que os funcionários denunciem quaisquer atividades suspeitas que possam parecer desonestidade, desperdício ou fraude;
- espera que as lideranças, conforme apropriado, reconheçam e detectem perdas, má intenção ou fraudes em sua esfera de influência;
- espera que os funcionários sigam os procedimentos e tarefas necessários para evitar perdas;
- possui sistemas de controle e monitoramento de perdas intencionais, inclusive com punição cabível nas leis, quando necessário.
- Além disso, investigue todos os casos de perdas principalmente para evitar reincidência, atacando as causas.
- Investigue sempre quando há suspeita de fraude, roubo, furto ou extravio tomando medidas para recuperar bens desviados e contando com participação de autoridades apropriadas e investigação policial.
Conclusão sobre os 5 fatos sobre prevenção de perdas que você precisa saber
Agora que você já tem mais claro o que é e como combater perdas, controlando e prevenindo seus diversos tipos, basta verificar quanto desses conhecimentos estão de fato sendo colocados em prática na sua empresa.
É fundamental ter um bom sistema de monitoramento de processos, inteligência para detecção de falhas, uma boa auditoria interna para chegar a um resultado real na redução de perdas. Portanto, tecnologia para esse tipo de acompanhamento na sua empresa, por conta da complexidade de monitoramento, pode ser a peça que falta.
Inclusive, já dissemos que quanto mais tempo você demorar para identificar os pontos em que estão ocorrendo as perdas, maior será o prejuízo acumulado. Uma tecnologia ágil vai fazer toda diferença. Como vimos, trata-se de diminuir seus custos, aumentar as margens de lucro e otimizar seu tempo.
Para aperfeiçoar o desempenho do seu negócio, a Synapsystem fornece a tecnologia inovadora em inteligência para controlar e prevenir perdas, tanto na gestão de processos quanto para auditoria interna, gestão de riscos e compliance da sua empresa.
Com a Synapsystem você tem a solução de gestão de indicadores e processos para empresas, detectando pontos de melhoria contínua em questões de desempenho e perdas financeiras.
Com o Assurance Insight você integra qualquer sistema para identificar rapidamente e mitigar riscos e perdas diversos em operações, cadeias de suprimentos, qualidade de serviços, atuação de colaboradores, reputação organizacional e processos de negócios.
Atendemos com eficácia empresas de setores variados, desde indústrias à saúde e telecomunicações. E essa é a expertise da Synapsystem! Você pode solicitar uma demonstração, venha conversar conosco!
